Vom Seminar bis zum Beschluss – in einem nachvollziehbaren Ablauf
Referent:innen erfassen ihre Daten selbst und unterschreiben digital. Die Geschäftsstelle prüft und kalkuliert, der Vorstand beschließt – dokumentiert, mit Fristen, Aufgaben und Export für Website und Word.
Hinweis: Die Demo enthält ausschließlich erfundene Personen und Daten. Die Zeitangaben sind Schätzungen zur Diskussion und mit der Geschäftsstelle zu überprüfen.
ÜberblickWas das Tool leistet
Ein gemeinsamer Arbeitsplatz für Geschäftsstelle, Vorstand, Redaktion und QM – statt E-Mail-Pingpong, Excel-Listen und verstreuten Word-Dateien.
Seminare & Referent:innen
Persönlicher, befristeter Link je Referent:in: Person, Steuer- und Bankdaten, Thema, Honorar, Hotel, Reise – bestätigt mit Checkbox und digitaler Unterschrift.
Kalkulation & Bearbeitungsgebühr
Jeder Rechenschritt mit Formel sichtbar, drei Szenarien, Break-even und Ampel. Die Geschäftsstelle ergänzt Teilnehmerzahlen und Gebühren.
Vorstandsbeschluss
Beschlussvorlage mit Titel, Kategorie, Beschreibung und Wirtschaftlichkeit. Quorum, Begründungspflicht, Beschlussnummer.
Prozesse nach ISO 9001
Prozess-Designer im Journey-Stil mit Phasen, Zuständigkeiten, Entscheidungen, Versionen, Vier-Augen-Freigabe und Vollständigkeitsprüfung.
Besprechungen & Protokolle
Ausführliche Protokolle über mehrere Stunden, Beschlüsse, Aufgaben, Prüfung durch den Vorsitz, Einspruchsfrist, Genehmigung, Word im CD.
Projekte: Fachtagung
Zeitplan, Meilensteine, Aufgaben, Budget Plan/Ist, Risiken und Programm – Programmpunkte nutzen denselben Freigabeprozess wie Seminare.
Redaktion & Abstimmungen
Beiträge mit Text, Versionen, Gutachten und geheimer Abstimmung mit Beschlussnummer. Der Freigabeprozess läuft im Hintergrund.
Dashboard & Kalender
Offene Aufgaben, Termine, Einnahmen und Kosten auf einen Blick; Kalender mit .ics-Export für Outlook.
Datenschutz & Backup
Verschlüsselte Steuer-/Bankfelder, Rollenrechte, Löschfunktion, protokollierte Einsicht, tägliche geprüfte Sicherung.
FreigabeprozessVom Seminarvorschlag bis zum Beschluss
Jeder Schritt hat eine klare Rolle, eine Frist und wird protokolliert. Rückfragen sind vorgesehen und führen nicht zu E-Mail-Ketten.
Seminar anlegen, Referent:in einladen
Titel, Kategorie, Termin, Ort. Pro Referent:in entsteht ein persönlicher Link (30 Tage gültig).
Daten erfassen und unterschreiben
Adresse, Steuernummer/UID, IBAN (geprüft), Thema, Honorar, Hotel, Reise. Unterschrift am Handy oder Computer.
Prüfen, ergänzen, kalkulieren
Checkliste, Teilnehmerzahlen, Gebühren, Bearbeitungsgebühr. Bei Bedarf Rückfrage an die Referent:in mit neuem Link.
Beschlussvorlage prüfen und entscheiden
Titel, Kategorie, Beschreibung und Kalkulation auf einen Blick, ohne Steuer- und Bankdaten. Zwei Freigaben genügen.
Beschluss festhalten, Referent:in informieren
Beschlussnummer, Zeitstempel und Wortlaut werden gespeichert. Export für Website (CSV) und Word.
ZeitersparnisWas bringt das im Alltag?
Weniger Abtippen, Nachfragen, Formatieren und Nachführen. Die Werte sind Annahmen zum Überprüfen – setzen Sie eigene Zahlen ein.
| Tätigkeit je Seminar | heute (Min.) | mit Tool (Min.) | Warum schneller |
|---|---|---|---|
| Daten der Referent:in einholen und erfassen | 45 | 10 | Referent:in erfasst selbst, IBAN und Pflichtfelder werden geprüft |
| Prüfen und kalkulieren | 60 | 25 | Kalkulation rechnet und erklärt sich selbst |
| Beschlussvorlage für den Vorstand | 40 | 5 | Vorlage entsteht aus den Daten (Word im CD) |
| Beschluss dokumentieren und ablegen | 20 | 2 | Nummer, Zeitstempel, Ablage automatisch |
| Eintrag auf der Website | 30 | 5 | CSV-Export statt Abtippen |
| Summe je Seminar | 195 | 47 | ca. 76 % weniger |
| Je Besprechung: Protokoll formatieren, versenden, Aufgaben nachverfolgen | 120 | 45 | Editor, Aufgabenliste, Versandnachweis, Word-Export |
| Je Redaktionsbeitrag: Abstimmung organisieren und dokumentieren | 60 | 10 | Abstimmung, Auszählung, Beschlussnummer im Tool |
Beispielrechnung
Platzhalterwerte. Bitte mit Ihren tatsächlichen Zahlen ersetzen; die Minuten je Vorgang stammen aus der Tabelle oben.
Nicht eingerechnet: weniger Fehler bei Honorar und Steuerdaten, schnellere Entscheidungen durch Fristen, ruhigere Audits.
Dokumentation & FreigabenNachvollziehbar für Audit und Vorstand
Abläufe sind nicht nur beschrieben, sondern werden im Tool gelebt: Jede Freigabe hat Person, Zeitpunkt, Version und Prüfsumme.
Was dokumentiert wird
- Prozessbeschreibung mit Zweck, Geltungsbereich, ISO-Bezug, Kennzahlen, Risiken
- Versionen mit Änderungsvermerk; Prüfung und Freigabe durch zwei verschiedene Personen
- Wiedervorlage mit Prüfintervall und Überfälligkeits-Warnung
- ISO-Vollständigkeitsprüfung je Prozess (Orientierung, kein Audit-Ersatz)
- Abweichungen und Maßnahmen je Prozess (KVP)
- Protokoll aller Aktionen, manipulationssicher verkettet
- Vorlagen für Beschwerden, Dokumentenlenkung, internes Audit
Nach der Besprechung: Protokoll bis zur Genehmigung
To-dos & AbstimmungenNichts geht verloren
Aufgaben
- Aufgaben entstehen direkt im Protokoll oder im Projekt, mit Verantwortlichen und Frist
- Das Dashboard zeigt „Das wartet auf Sie“ je Rolle und überfällige Aufgaben
- Offene Punkte früherer Sitzungen erscheinen automatisch in der nächsten
- Termine, Meilensteine und Fristen im Kalender
Abstimmungen
- Offene oder geheime Abstimmung, Frist, Quorum, Stimmberechtigte nach Rolle
- Geheim heißt: Stimme ohne Namensbezug, nur „hat abgestimmt“ wird vermerkt
- Beschluss mit Nummer (B-JJJJ-NNN), Wortlaut und Ergebnis im Protokoll
- Für die Fachzeitschrift: Themen- und Beitragsabstimmung mit Gutachten
DatenschutzWo liegen die Daten, wer sieht was?
Kurz: Die Daten liegen in einer einzigen Datenbankdatei auf dem Server, auf dem das Tool betrieben wird – ohne Cloud-Dienste Dritter, ohne Tracker, ohne externe Schriften. Der Betriebsort ist noch festzulegen (Abschnitt IT).
Technisch umgesetzt
- Steuernummer, UID und IBAN zusätzlich verschlüsselt (libsodium); Schlüssel getrennt von Datenbank und Sicherungen
- Datenbank und Programmcode nicht öffentlich abrufbar
- Persönlicher Link: Zufallswert, nur als Hash gespeichert, befristet, jederzeit sperrbar
- Vorstand sieht keine Steuer- und Bankdaten; Einsicht der Geschäftsstelle wird protokolliert
- Auskunft (JSON-Download) und Löschung/Anonymisierung auf Knopfdruck
- Geheime Abstimmung ohne Personenbezug
- Sicherungen täglich, geprüft, mit begrenzter Aufbewahrung
Vor dem Echtbetrieb zu klären
| Thema | Vorschlag | Verantwortung |
|---|---|---|
| Hosting und Standort | Rechenzentrum in Österreich/EU, Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) | Verband / IT |
| Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) | Neue Tätigkeiten ergänzen: Seminarverwaltung, Protokolle, Redaktion | Verband |
| Datenschutzerklärung für Referent:innen | Kurzfassung ist im Formular; vollständigen Text ergänzen | Verband |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | Voraussichtlich nicht erforderlich (geringe Datenmenge, keine besonderen Kategorien) – bitte bestätigen | Datenschutzbeauftragte/r |
| Aufbewahrung und Löschung | Abrechnungsdaten 7 Jahre (BAO), danach löschen; mit Steuerberatung bestätigen | Verband / Steuerberatung |
| Webhook-Empfänger (Website-Betreuung) | Nur freigegebene, nicht personenbezogene Seminardaten; Vertrag/Absprache mit der Website-Betreuung, Secret getrennt übergeben | Verband / Webshapers |
| KI-Assistent (optional, standardmäßig aus) | Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (z. B. Mistral, EU), Speicher- und Trainingsregeln prüfen; keine Steuer-/Bank-/Adressdaten, Namen pseudonymisiert, Vorschläge nur nach menschlicher Prüfung | Verband / Datenschutz |
| Zugriff und Anmeldung | Zwei-Faktor-Anmeldung, personenbezogene Konten, ggf. Microsoft-Anmeldung (SSO) | IT |
| Schlüssel- und Backup-Konzept | Schlüsseldatei getrennt verwahren, Wiederherstellung jährlich testen | IT |
Die Angaben sind eine technische und organisatorische Grundlage und keine Rechtsberatung.
Abstimmung mit der ITWo läuft das Tool?
Aktuell läuft die Demo auf einem Test-Webspace und ist nicht für echte Daten gedacht. Für den Pilot braucht es eine Entscheidung zum Betrieb.
| Option | Vorteile | Nachteile / Aufwand | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| A. Webhosting AT/EU (verwaltet) | Schnell, günstig, kein eigener Serverbetrieb, Backups beim Hoster | Auftragsverarbeitungsvertrag nötig, begrenzte Eingriffsmöglichkeiten | für den Pilot |
| B. Server der Verbands-IT | Volle Kontrolle, Daten im eigenen Haus, Anbindung an vorhandene Dienste | Betrieb, Updates, Backup, Absicherung selbst verantworten | prüfen |
| C. Microsoft-Umgebung (z. B. Azure, EU-Region) | Nähe zu Outlook, Teams und Anmeldung mit Microsoft-Konto | Laufende Kosten, Konfiguration, Verträge mit Microsoft | Phase 2 |
Technische Anforderungen
- PHP ab 8.1 (getestet mit 8.3) mit pdo_sqlite, sodium, mbstring, zlib
- Webserver Apache oder nginx, HTTPS mit gültigem Zertifikat
- Schreibzugriff auf einen Datenordner, der nicht öffentlich erreichbar ist
- Keine Datenbankinstallation nötig (eine Datei); Wechsel auf MySQL/PostgreSQL bei Bedarf möglich
- Zeitplan (Cron) für die nächtliche Sicherung, optional SMTP für E-Mail-Versand
- Geringer Ressourcenbedarf (wenige hundert MB)
Fragen an die IT
- Wer betreibt und aktualisiert das Tool, wer ist Ansprechperson?
- Wo soll es laufen (A, B oder C) und unter welcher Adresse?
- Wie werden Benutzer angelegt – manuell oder per Microsoft-Anmeldung?
- Über welchen Weg gehen E-Mails raus (SMTP, Microsoft 365)?
- Wie sieht das Backup- und Schlüsselkonzept aus?
- Wer darf technisch zugreifen (z. B. Website-Betreuung)?
- Welche Sicherheitsvorgaben gelten (Updates, Monitoring, Pen-Test)?
Weitere Tools anbindenOutlook, Teams und mehr
Das Tool soll sich in die vorhandene Arbeitsumgebung einfügen. Heute vorhanden sind Kalender-Export, Word-Export und CSV; weitere Anbindungen sind Vorschläge für Phase 2.
| Anbindung | Nutzen | Stand | Aufwand (grob) |
|---|---|---|---|
| Outlook-Kalender (.ics) | Termine, Fristen und Meilensteine im eigenen Kalender abonnieren oder importieren | heute | – |
| Outlook / Exchange Termineinladungen | Besprechungen aus dem Tool direkt als Einladung mit Teilnehmenden versenden | geplant | mittel |
| E-Mail-Versand (SMTP oder Microsoft 365) | Einladungen, Prüfungen, Protokolle kommen im Postfach an statt nur im Postausgang der Demo | geplant | klein |
| Microsoft Teams Benachrichtigungen | Meldung im Kanal: „Seminar wartet auf Vorstandsentscheidung“, „Protokoll zur Prüfung“ | geplant | klein |
| Teams-Meeting-Link in Besprechungen | Online-Sitzungen mit einem Klick, Link im Protokoll | geplant | klein |
| SharePoint / OneDrive | Genehmigte Protokolle (Word) automatisch ablegen | geplant | mittel |
| Microsoft-Anmeldung (SSO) | Ein Login, zentrale Rechteverwaltung, 2-Faktor über Microsoft | geplant | mittel |
| KI-Assistent (Mistral, optional) | Vorschlag für Zusammenfassung, Beschlüsse und Aufgaben aus dem Protokolltext; Mensch prüft und übernimmt. Namen werden vor dem Senden durch Platzhalter ersetzt | Prototyp | klein |
| Buchhaltung (z. B. BMD, RZL) | Kosten und Einnahmen je Seminar als Export | Idee | mittel |
Voraussetzung für Teams, Outlook und SharePoint ist eine Freigabe durch die IT (App-Registrierung in der Microsoft-Umgebung des Verbands).
Website-Betreuung (Webshapers)Seminare per CSV auf die Website
Nach der Freigabe stehen die Seminardaten strukturiert bereit – entweder als CSV zum Import oder automatisch per Webhook. Die Website-Betreuung muss nicht mehr jedes Seminar von Hand pflegen.
| Variante | So läuft es | Voraussetzung auf der Website | Stand |
|---|---|---|---|
| A. CSV-Import | Export nach Freigabe, Upload in den Import der Website (manuell, z. B. wöchentlich) | CSV-Import oder Migrationsfunktion im CMS | heute |
| B. Webhook | Bei jeder Freigabe sendet das Tool die Daten sofort als signierte JSON-Nachricht an eine Adresse der Website; bei Fehlern automatisch bis zu 5 weitere Versuche | Ein kleiner Empfangs-Endpunkt (HTTPS), der die Signatur prüft und das Seminar anlegt oder aktualisiert | heute |
| C. Abruf durch die Website | Die Website holt freigegebene Seminare regelmäßig über einen geschützten Link ab | Geplanter Abruf (Cron) oder Import-Feed | geplant |
| CSV-Spalte | Bedeutung / Vorschlag Zielfeld |
|---|---|
seminar_id | Stabile Kennung, Schlüssel für Updates (Import legt neu an oder aktualisiert) |
titel, slug | Titel und URL-Kürzel |
kategorie_key, kategorie | Kategorie (Schlüssel + Text) zur Zuordnung in der Website-Taxonomie |
beschreibung, lernziele, inhalt, zielgruppe | Textfelder des Seminars |
datum_von, datum_bis | Datum im Format JJJJ-MM-TT |
ort, format | Ort; Präsenz oder Online |
dauer_ue | Unterrichtseinheiten |
preis_mitglied_eur, preis_nichtmitglied_eur | Preise mit Dezimalpunkt |
max_teilnehmer | Plätze |
referent_innen | Optional (Option im Export), mit „ | “ getrennt |
beschluss_nr, beschluss_datum, status | Nachweis der Freigabe, nicht öffentlich anzeigen |
Webhook: Sicherheit und Inhalt
- Nur HTTPS; interne Adressen und Weiterleitungen werden abgelehnt
- Jede Nachricht ist per HMAC-SHA256 signiert (Secret, Zeitstempel); die Website prüft Echtheit und Aktualität
- Inhalt wie die CSV: Titel, Kategorie, Beschreibung, Termin, Ort, Preise – keine Steuer-, Bank-, Adress- oder E-Mail-Daten
- Stabile
seminar_idzum Anlegen oder Aktualisieren;delivery-Kennung gegen Doppelzustellung - Versandprotokoll mit Status; bei Fehlern bis zu 5 Wiederholungen (1, 5, 30, 120, 720 Minuten)
Fragen an die Website-Betreuung
- Welches CMS läuft? (Die Dateipfade der Website deuten auf Drupal hin – bitte bestätigen.)
- Kann die Website einen Webhook-Endpunkt bereitstellen (Variante B) oder ist ein reiner CSV-Import (Variante A) praktikabler?
- Gibt es eine Import-Funktion (z. B. CSV-Import, Migrationsmodul) und wie sieht die Feldzuordnung aus?
- Manueller Upload oder automatischer Abruf? Ein geschützter CSV-Link wäre im Tool ergänzbar.
- Wie werden Absagen und Änderungen behandelt (Seminar-ID als Schlüssel)?
- Bilder, Dokumente, Anmeldeformular: Was soll mit importiert werden?
- Zeitplan und Test auf einer Staging-Seite?
Offen: Der Export enthält heute freigegebene Seminare. Wie Absagen und Terminänderungen im Import behandelt werden sollen, ist mit der Website-Betreuung zu klären.
Nächste SchritteVorschlag für Pilot und Einführung
| # | Schritt | Wer | Zeitraum (Vorschlag) |
|---|---|---|---|
| 1 | Präsentation, Entscheidung für den Pilot | Vorstand, Geschäftsstelle | Woche 0 |
| 2 | IT-Abstimmung: Betrieb, Hosting, Zugänge, Sicherheit | IT, Projektteam | Woche 1–2 |
| 3 | Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Verzeichnis, Texte | Datenschutz, Geschäftsstelle | Woche 1–3 |
| 4 | Echte Konten und Rollen, Texte und Kategorien anpassen | Projektteam | Woche 2–3 |
| 5 | Pilot mit 2 Seminaren und einem Gremium (z. B. FOBI-Ausschuss) | Geschäftsstelle, Vorstand, FOBI | Woche 4–8 |
| 6 | CSV-Import mit der Website-Betreuung testen | Webshapers, Projektteam | Woche 4–6 |
| 7 | Outlook- und Teams-Anbindung (Phase 2) | IT, Projektteam | Woche 8–12 |
| 8 | Auswertung, Anpassungen, Entscheidung Regelbetrieb | Vorstand, Geschäftsstelle | Woche 12 |
Projektpartner (in Abstimmung)
Diese Demo wurde von marketing.martel.at erstellt. Rahmen, Konditionen und Betrieb eines möglichen Pilotprojekts sind noch abzustimmen und nicht Teil dieser Präsentation; es handelt sich nicht um ein verbindliches Angebot.
LOTSE – Digital Marketing & CRM Beratung
Ansprechperson: Christoph Martel
E-Mail: christoph@martel.at
Web: marketing.martel.at